На все готовое: почему за гибкими офисными решениями будущее

В 2019 году отмечает 30-летие рынок готовых офисных пространств. Все эти годы отрасль неизменно растет, в том числе и в России – на 25-30% в год. Рассказываем, как влияют на перспективы этого рынка гигантские международные компании, повсеместное внедрение гибкого графика работы и сегодняшние школьники.

Первый «отель для бизнеса» открыла в 1989 году в Брюсселе компания Regus. Концепция простая: в готовый офис приходят работники и целые компании, которым эта площадка нужна быстро и не на постоянной основе. Быстро получается в любом случае: офис уже оборудован мебелью и техникой, переговорками и гостиными, его уже обслуживают проверенная IT-команда, клининг-сервис и секретари. Занять место можно хоть на несколько дней или недель, в то время как по стандартной схеме аренды бизнесу обычно достается пустое необжитое помещение с залогом и штрафами за расторжение договора.

В 2005 году у «гибкого офиса» появился еще один формат — коворкинг. Первое такое пространство было организовано в Сан-Франциско. Изначально предполагалось объединять в коворкингах профессионалов из смежных областей, но сегодня это условие далеко не обязательное. От готовых «гибких офисов» коворкинги отличаются менее формальной атмосферой.

По данным Regus, в середине 2018 года в мире насчитывалось около 2 миллионов человек, которые на постоянной основе трудятся в 20 000 гибких пространств (офисы и коворкинги). Аналитики консалтинговой компании Cushman & Wakefield считают, что к 2020 году площадь этих пространств вырастет в 2 раза. К слову, по площади гибких офисов Москва уже занимает 4-е место в мире: в городе открыто более 100 пространств общей площадью 140 тысяч кв. м. Московский рынок офисных решений сегодня на 92% представлен коворкингами и на 8% готовыми офисами. Большинство из них может похвастаться высокой заполняемостью: например, у Regus, первого международного оператора гибких офисных решений, вышедшего на российский рынок в 1999 году, в Москве заняты 81% гибких офисов, в Петербурге – 78%.

Как выбрать формат «гибкого офиса»

 Поставщики гибких офисных решений предлагают несколько вариантов. Первый — офисы для целой компании или одной из ее групп. Готовый офис можно обустроить на свой лад, украсить предметами в фирменном стиле, повесить название или логотип. Их обычно выбирают компании, работающие с конфиденциальными данными или разрабатывающие уникальный продукт.

Второе решение — коворкинг. У крупных поставщиков, например, Regus, этот формат реализован в двух вариантах. Первый — бизнес-гостиная, место для совместной работы разных специалистов, где места не зафиксированы за конкретными людьми, но одинаково оборудованы. Второй — классический коворкинг с фиксированным местом.

60 | бизнес-центров в Москве предоставляют услугу виртуального офиса 

Еще одно современное решение — виртуальный офис. Эту услугу выбирают бизнесы, которым необходим адрес, телефон, место для сервера или престижная локация в определенном городе, при этом сотрудники работают удаленно. Кроме того, частой причиной выбора этой услуги является возможность передать на аутсорсинг все входящие обращения: звонки, корреспонденцию, посылки. В Москве услугу предоставляют около 60 бизнес-центров. Цены сопоставимы с европейскими — от 2000 рублей в месяц.

 Какие бизнесы выбирают «гибкий офис»

Гибкий офис универсален и может подстроиться под задачи любого бизнеса — от независимого консультанта, работающего в одиночку, до многомиллиардных международных корпораций. По словам Ирины Баевой, управляющего директора Regus в России, резиденты готовых офисных пространств условно делятся на три группы.

Самая большая из групп — молодые и быстрорастущие бизнесы. Этим командам гибкий офис выгоден по нескольким причинам. Во-первых, это дешевле, чем снять традиционный офис. Во-вторых, если бизнес расширяется и количество сотрудников увеличивается, компания просто доплачивает за площадь и размещает новых людей в том же месте без переезда и поисков нового офиса. А в случае закрытия бизнеса не нужно платить неустойку по договору 11-месячной аренды.

Вторую группу составляют сотрудники крупных и стабильных компаний, переведенные на гибкий график. Это могут быть целые подразделения (например, колл-центр или разработка), а могут быть разрозненные работники, которым по какой-то причине неудобно ездить в головной офис. Во вторую группу обычно входят и сотрудники с разъездным характером работы, и те, кто часто работает в неурочные часы. В России примерами таких компаний служат Сбербанк и «Вымпелком».

В третью категорию входят проектные группы иностранного или иногороднего бизнеса.Часто гибкие офисные решения выбирают компании, которые только тестируют рынок в новой для себя стране или городе и открывать свой офис пока не планируют. Чтобы организовать работу на месте, они арендуют рабочие места в готовом офисе — такой опыт есть у компаний Google, Toshiba, Microsoft и других.

По данным исследования Regus, на переходе из стандартного арендованного офиса в готовый можно существенно сократить издержки бизнеса. Ирина Баева приводит такой пример: если в стандартном офисе 30 работников, то в готовом можно арендовать 25 мест: 15 закрепленных для тех, кто в офисе постоянно, и 10 гибких, куда работники с гибким графиком будут приходить в те дни, когда работают не из дома. Затраты на аренду в таком случае сокращаются на 15-20%.

Почему «гибких офисов» будет еще больше

Коворкинги и готовые офисы не зря часто сравнивают. В коворкингах чаще работают молодые и начинающие специалисты, которым со временем захочется арендовать более приватное и спокойное пространство, не расставаясь с привычным набором удобств. Именно резиденты коворкингов по мере роста переедут в собственные гибкие офисы — по оценке Regus, в среднесрочной перспективе так поступит более 60 % молодых бизнесов.

13% | рабочего населения мира к 2030 году будут трудиться в гибких офисах 

Большие перспективы операторы гибких пространств связывают и с сегодняшними школьниками, которые займутся бизнесом в ближайшие 5-10 лет. Время и комфорт для них являются определяющими факторами, и традиционный офис, ассоциирующийся с рутиной, проигрывает динамичным офисным решениям, которые можно быстро подстроить под свои нужды.

Готовые офисы растут и за счет традиционных компаний, которые оптимизируют расходы: переводят сотрудников на гибкий график, сокращают количество фиксированных рабочих мест и используют рабочее пространство для результата, а не для контроля за процессом работы. Именно благодаря таким прогрессивным бизнесам, по прогнозам IWG, в 2030 году в гибких офисах будут трудиться до 13% рабочего населения мира.